Создание архива компании: личный опыт

Три года наша компания работала без архива. Точнее мы были уверены, что архив у нас есть, но с высоты сегодняшнего дня я могу с уверенностью сказать, что его у нас не было. Но расскажу обо всем по порядку.

Как действовали мы?

Наша компания занимается поставками оборудования, поэтому документов через нас проходит достаточно много. Первоначально никто особо не думал о том, как их хранить, просто складывали в шкафу и все.

Но в какой-то момент стало ясно, что создание архива фирмы просто жизненно необходимо. Потому что никто в компании не мог найти нужные бумаги, шкаф буквально ломился от них, а складывать новые было некуда.

Наш руководитель решил, что мы (а точнее я — секретарь компании) сможем справиться самостоятельно. Мне тоже казалось, что в этом нет ничего сложного: разобрать, рассортировать, разложить — в конце концов дома я много раз наводила порядок в документах, и неплохо справлялась с этим.

Но когда я радостно и бодро приступила к работе, я очень быстро поняла, что не справляюсь. Не понимаю, что выбирать, какие документы принимать на хранение, а какие нет, как хранить, где размещать. В общем, разложила их кое-как по годам и успокоилась.

Но еще спустя несколько месяцев стало ясно, что такой архив не работает. Найти в нем невозможно ничего, а разобраться, как вернуть бумагу обратно, и вовсе нереально.

Решение проблемы

В итоге мы решили обратиться к профессионалам. Компания росла, заказчиков становилось все больше, документов тоже, а созданный мной архив никуда не годился.

Мы выбрали местную, петербургскую компанию «Первый Городской Архив». Это именитая фирма с богатой историей, собственных хранилищем и штатом опытных профессионалов.

К нам прямо в офис пришли две сотрудницы компании и приступили к разбору нашего «архива». Как же мне было стыдно! Я боялась, что они с их профессиональным взглядом просто придут в ужас, но они были очень вежливы и даже сказали, что неплохо справилась для неспециалиста (думаю, все же польстили мне).

Архивисты из ПГА быстро перебрали все наши документы, отобрали то, что нужно было отправить на утилизацию, потом составили список того, что нужно восстановить — об этом я, например, даже не думала, когда пыталась сделать это сама.

А затем они начали сортировать бумаги, попутно объясняя мне, по какому принципу они это делают. Система оказалась логичной, понятной и, что важно, правильной с точки зрения закона. Я была в восторге!

Дальше они начали раскладывать все по папкам и коробам, попутно составляя каталог. Когда я заметила вслух, что даже не задумалась об этом, они улыбнулись: «Это же самое важное! Каталог поможет найти нужный документ».

Архив мы решили разместить пока в офисе, в одном из кабинетов. А последняя услуга, которая нам потребовалась, это уничтожение документов в Санкт-Петербурге, все лишнее нам конфиденциально утилизировали. Теперь в компании идеальный порядок, а я стараюсь поддерживать его, опираясь на рекомендации сотрудниц ПГА.

Юлия Морозова, секретарь